Gestión de sesiones electrónicas de la PLACSP
Cómo gestionar la apertura y calificación de ofertas en la Plataforma de Contratación
Índice
Para abrir y calificar/evaluar las ofertas presentadas por los licitadores deberemos convocar una sesión a través de la gestión de sesiones electrónicas en la Plataforma de Contratación. Sin una sesión no podremos ver las ofertas ni evaluarlas. Podremos configurarla antes de que finalice el plazo de presentación de ofertas o una vez finalizado este.
En esta entrada se explica de una forma práctica y acompañada de imágenes, cómo crear una sesión, cómo incorporar los actos a una sesión (los actos son la apertura, la valoración, la subsanación, el requerimiento, etc.), cómo valorar los actos, cómo proponemos la adjudicación y finalmente, cómo se requiere la documentación.
Configura tu sesión
Gestión de sesiones > Sesiones > Crear
Lo haremos desde nuestro Órgano de Asistencia correspondiente alojado en la Plataforma de Contratación del Estado (hay que cambiar de órgano desde la parte superior derecha de la pantalla principal, donde aparece nuestro nombre. Desplegar y seleccionar el Órgano que corresponda).
Una vez pulsamos en Crear Sesión, nos saldrá la siguiente imagen:
Introducimos información básica
Empezaremos a introducir la información básica, teniendo como referencia la imagen del apartado anterior. Pondremos el nombre de nuestra sesión en Sesión, así como la fecha y hora en que tendrá lugar la celebración de la misma.
En Descripción Sesión simplemente introduciremos si se procederá a una apertura de documentación, a una valoración de documentación (se pueden incorporar varios actos en una misma sesión)… Lo que corresponda. Finalmente introduciremos el lugar de celebración, calle, CP y Población, y pulsamos en Aceptar.
Cuando pulsemos en Aceptar, nos saldrá la siguiente imagen:
Incorporamos los actos a la sesión
Al configurar la licitación, la propia Plataforma define unos actos por defecto, otros habrá que crearlos. Para añadirlos habrá que pulsar en Incorporar > Buscar. En la lista que nos sale buscaremos nuestro expediente, los actos que por defecto ya están creados son el de apertura y calificación administrativa, y los de apertura y valoración de ofertas (evaluables mediante la aplicación de fórmulas o sometidos a juicios de valor). Incorporamos estos actos pulsando en Asignar.
- Por ejemplo, si estuviéramos en una licitación en la que hay que subsanar una documentación, iremos a Gestión de Sesiones > Sesiones > Crear Sesión > Incorporar > Crear Nuevo Acto > Subsanación > Crear o Incorporar > Crear Nuevo Acto > Subsanación > Crear (esta última opción en caso de que ya tengamos creada una sesión).
Al pulsar en Crear Nuevo acto aparecerá una lista con varios actos (subsanación, propuesta de adjudicación, etc.), por lo que seleccionaremos el correspondiente y pulsaremos en Buscar Licitación, y vincularemos la nuestra, tal y como se muestra en la siguiente imagen:
Orden del día
Incorporados los actos, nos quedaría un orden del día similar a este:
Convocatoria de la sesión
Una vez añadidos los actos que queremos abrir/calificar/evaluar en nuestra sesión, nos dirigiremos a la pestaña Convocatoria. Aquí seleccionaremos a los miembros de la Mesa de Contratación (o Unidad Gestora) que queremos convocar, y añadiremos el Texto a incluir en la convocatoria.
Luego la firmaremos y la enviaremos (hay que tener Java actualizado, Autofirma actualizado y disponer de certificado digital).
Celebración de la sesión
Buscamos nuestra sesión
Cuando ya tenemos convocada la sesión, y ha finalizado el plazo de presentación de ofertas, ya podremos proceder a la celebración de la sesión. En primer lugar, buscaremos nuestra sesión. Para ello nos dirigimos (siempre desde Órgano de Asistencia) a:
Gestión de sesiones > Planificación > (nuestra sesión) o
Gestión de sesiones > Agenda > (nuestra sesión)
Desde la pestaña Planificación veremos las sesiones que tenemos convocadas para ese día o sesiones anteriores que estén constituidas y no finalizadas.
Es decir, si el 21 de agosto de 2021 pulsamos en Planificación, solo veremos las sesiones que tenemos convocadas para ese día. Para ver licitaciones anteriores y/o futuras, pulsaremos en Agenda.
Iniciamos sesión
Cuando entremos en nuestra sesión, previamente convocada, donde estarán nuestros actos incorporados, tendremos que pulsar en Iniciar sesión.
Nos aparecerá la lista de los miembros que componen la Mesa de Contratación, e iremos pulsando en Presente, en los miembros correspondientes. No hará falta pulsar en Presente en aquellos en que se hayan conectado de forma telemática.
Finalmente, pulsamos en Constituir. Así, volveremos a la pantalla anterior, y ya podremos pulsar en el primer acto que queramos abrir.
Apertura de la documentación
Comenzamos el acto
Tanto para la primera apertura de ofertas como la apertura de una subsanación, este será el procedimiento a seguir:
Cuando estemos dentro del acto, pulsaremos en Comenzar, en la parte superior. Justo abajo veremos la lista de licitadores presentados (que estarán dentro de la pestaña Contenido). A continuación:
Abrimos los sobres (si están cifrados, descifrar previamente). Para ello, activaremos la casilla de la entidad que queremos abrir, y pulsaremos en Abrir (también se pueden seleccionar todos los licitadores a la vez).
Abiertos los sobres, las entidades pasarán a tener forma de enlace, pulsaremos en cada uno de ellos para ir abriendo la documentación.
Cuando pulsemos en el nombre (enlace) del licitador, nos aparecen tres pestañas en la parte superior:
En la pestaña Validaciones se nos mostrará lo siguiente:
Fecha de presentación de la oferta, es decir, si está o no dentro de plazo.
Integridad de la firma (si se ha validado). Si en esta pestaña aparece un signo de exclamación (no se ha podido validar), el error se atañe a la PLACE.
Firma, nos muestra los documentos que se han firmado.
Por último, nos muestra que está libre de código malicioso, si se ha descifrado, y los intentos de acceso al contenido.
En la pestaña Datos Generales nos mostrará los datos básicos de la empresa (nombre, NIF, mail, apoderamiento), además, los mostrará si nos ha autorizado a comprobar el ROLECE, TGSS, etc.
Por último, la pestaña Contenido (en procedimiento abierto) o Contenido Requisitos, (en abierto simplificado), nos mostrará la documentación entregada por el licitador.
En la parte superior tenemos el Estado del licitador (una vez hayamos calificado la documentación, pulsamos en calcular. Si hay documentos subsanables, a los que los calificaremos como tal, la PLACE por defecto estableceré el estado del licitador como Admitido Provisionalmente).
La página quedará dividida en Requisitos de participación (arriba) y Documentos generales sobre (abajo).
En Requisitos de participación nos aparecerá la Capacidad de obrar, Cumplimiento con las obligaciones con la Seguridad Social… (lo que hayamos configurado previamente en la PLACE en la pestaña Requisitos previos de participación, puedes recordarlo pulsando aquí).
Lo que haremos será lo siguiente: pulsaremos en el primero (en la imagen se ha calificado en todos) y lo calificaremos. Se pondrá la calificación siguiente: cumple, subsanable, no subsanable y no calificado.
Por ejemplo, pulsamos en Capacidad de Obrar – No prohibición de contratar:
Abriremos el documento (si no lo hemos descargado previamente) y según esté bien o mal cumplimentado, lo calificaremos. Luego Guardar > Volver.
En Documentos generales sobre nos saldrán los documentos anexados por el licitador. El procedimiento será el mismo, entraremos en cada uno y los iremos calificando. En este apartado es donde encontraremos por ejemplo la oferta económica, oferta técnica, declaraciones sobre subcontratación, etc.
- No hace falta ir uno por uno, sino que podemos calificar (cumple/subsanable o lo que corresponda) el primer Requisito (Capacidad de Obrar - Capacidad de obrar, según la imagen), y seleccionar Calcular. Es decir, si hemos descargado toda la documentación y la hemos revisado, si está correcta basta calificar un documento como Cumple y seleccionar calcular, entonces aparecerá el licitador como Admitido.
Finalizamos el acto
Cuando tengamos a todos los licitadores calificados, podremos finalizar el acto. Antes de finalizar o después podemos Generar Informe de Apertura que se quedará guardado en Documentación del acto, y podremos guardarlo en PDF. El informe de apertura establece de forma exacta la fecha y hora de la apertura de la documentación.
Posteriormente procederemos a comunicar su admisión/admisión provisional.
El procedimiento es similar para ambos supuestos: nos dirigimos a la pestaña Comunicaciones de nuestro acto. El camino es el siguiente:
Texto del Acuerdo de Comunicación > Guardar > Configurar comunicación.
En Texto del Acuerdo simplemente explicamos que ha sido admitido/admitido provisionalmente, y en este último caso, que dispone de 3 días naturales para subsanar la documentación.
Cuando hayamos pulsado en configurar comunicación se nos abrirá la página comunicaciones de nuestro Perfil (de hecho, para comunicar podríamos salir de nuestra sesión, cambiar a Órgano de Contratación, ir al Perfil de nuestra licitación y pestaña comunicaciones).
Pulsaremos en Admisión/Exclusión:
Nos aparecerán dos opciones:
Deseo enviar la misma comunicación a todos los licitadores pendientes de comunicar (la seleccionamos si todos los licitadores han sido admitidos o todos admitidos provisionalmente seleccionaríamos la opción).
Deseo personalizar para cada empresa el contenido de la comunicación de admisión/exclusión (la seleccionamos si solo un licitador debe subsanar documentación).
Luego saldrá la lista de licitadores. Si todos están admitidos, los seleccionamos, introducimos información adicional si queremos, y pulsamos en comunicar.
Si están todos admitidos provisionalmente deberemos establecer una Fecha fin presentación respuesta:
Si hay solo un licitador que deba subsanar, previamente habremos seleccionado la opción de personalizar el contenido, por lo que pulsaremos en él e introduciremos una información personalizada. Finalmente comunicamos.
Valoración de la documentación
Empezamos el acto
Empezaremos igual que un acto de apertura. Es decir, cuando estemos dentro del acto, pulsaremos en Comenzar, en la parte superior. Justo abajo veremos la lista de licitadores presentados (que estarán dentro de la pestaña Contenido). A continuación pulsaremos en el licitador a valorar. Esta vez ya nos encontraremos los sobres abiertos.
Cuando pulsemos en el nombre (enlace) del licitador, nos aparecen cuatro pestañas en la parte superior:
En la pestaña Validaciones se nos mostrará lo siguiente:
Fecha de presentación de la oferta, es decir, si está o no dentro de plazo.
Integridad de la firma (si se ha validado). Si en esta pestaña aparece un signo de exclamación (no se ha podido validar), el error se atañe a la PLACE.
Firma, nos muestra los documentos que se han firmado.
Por último, nos muestra que está libre de código malicioso, si se ha descifrado, y los intentos de acceso al contenido.
En la pestaña Datos Generales nos mostrará los datos básicos de la empresa (nombre, NIF, mail, apoderamiento), además, los mostrará si nos ha autorizado a comprobar el ROLECE, TGSS, etc.
Esta pestaña está explicada en el apartado anterior, en el acto de apertura de documentación.
Esta es la pestaña de más importancia, pues es donde iremos añadiendo las puntuaciones. En la parte superior nos saldrá la puntuación:
Se nos mostrará los criterios de adjudicación configurados, por ejemplo: Oferta económica, Oferta técnica, etc. Simplemente pulsamos en el criterio que queramos valorar, y nos saldrá la siguiente imagen:
Si fuera una oferta económica añadiríamos la oferta del licitador que nos ha ofrecido (por ejemplo, 30.000) en Valor introducido por la Mesa, y luego la Puntuación obtenida y, si queremos, el motivo. Y así con cada uno de los criterios a valorar. Una vez hemos incorporado todas las puntuaciones ya podemos guardar.
En la parte inferior de esta pestaña aparecen también los documentos generales del sobre, por si se quieren consultar y/o descargar.
Una vez hemos valorados todos los documentos, pulsamos en Calcular, guardamos y volvemos.
El acto de valoración finaliza una vez hemos incorporado todas las valoraciones.
Propuesta de adjudicación
Cuando ya hemos valorado a todos los licitadores, dentro de la misma sesión entraremos en el acto Propuesta adjudicación, previamente incorporado.
Si cuando hemos creado la sesión no hemos incorporado este acto, recordamos que se hace de la siguiente forma:
Incorporar > Crear Nuevo Acto > Tipo de Acto > Seleccionar > Propuesta adjudicación > Buscar Licitación, y asociarlo a la Licitación correspondiente.
Iniciaremos el acto igual que cualquier otro, pulsamos en Comenzar. A continuación, seleccionaremos al licitador mejor valorado (ya saldrá la lista ordenada de mayor a menor puntuación). Seleccionamos el licitador mejor puntuado, y pulsamos en lo siguiente:
Luego añadimos una justificación, por ejemplo:
«Se propone al Órgano de Contratación la adjudicación del contrato X a la entidad X por haber presentado la oferta con mejor relación calidad-precio.»
Por último pulsamos en Proponer adjudicación y avisar al órgano responsable, y finalizamos.
Requerimiento de documentación
Primer paso
Por último, abriremos el acto Mejor Valorado – Requerimiento de documentación. Para añadirlo se siguen los siguientes pasos:
Incorporar > Crear Nuevo Acto > Tipo de Acto > Seleccionar > Mejor Valorado-Requerimiento > Buscar Licitación
Comenzamos, seleccionamos el licitador y pulsamos en Proponer mejor valorado,y podemos finalizar.
Segundo paso
Una vez hemos pulsado en proponer mejor valorado, nos saldrá lo siguiente:
Deberemos introducir un texto de acuerdo:
La imagen anterior hace referencia a un procedimiento abierto simplificado abreviado o supersimplificado, donde el plazo para entregar la documentación será de 7 días hábiles a contar desde el envío del requerimiento. En caso de que fuera un procedimiento abierto, el plazo para requerir varía: 10 días hábiles a contar desde el día siguiente.
Y pulsamos en
Entonces nos llevará a nuestro Perfil de Contratante, y pulsaremos en Requerimiento de documentación:
Una vez pulsemos nos saldrá lo siguiente, donde aparecerá el/los lictador/es propuesto/s como adjudicatario/s.
En primer lugar, seleccionaremos al licitador mejor valorado. Luego, fijaremos una fecha de respuesta para la entrega de documentación (recordamos, 10 días hábiles desde el día siguiente al envío, en un abierto; 7 días hábiles en caso de abierto simplificado/supersimplificado, a contar desde el mismo día que se envía el requerimiento, ex art. 150.2 y 159.4.f).4º LCSP).
Después debemos configurar el sobre. Nos saldrá un sobre por defecto. Para modificarlo simplemente pulsaremos en el enlace. Una vez se nos abre el sobre, introduciremos los documentos que solicitemos.
Podemos modificar el nombre del sobre y añadir una descripción (aquí se puede hacer mención a los días que tiene el propuesto como adjudicatario para entregar la documentación, o lo que se desee).
Luego debemos ir añadiendo los documentos en la pestaña Contenido del sobre. En esta normalmente solicitaremos que acredite la personalidad (con una escritura pública), la acreditación de la representación (documento fehaciente y DNI), certificados de estar al corriendo con la Seguridad Social, etc.
Cuando hemos añadido todos los documentos guardamos y volvemos.
Por último solo queda comunicar el requerimiento.
CREA UNA LICITACIÓN 100% ELECTRÓNICA En esta entrada se explica cómo crear una licitación: configuración en la Plataforma de inicio a fin
¿Oferta anormalmente baja?
¿Qué hacemos cuando hay una oferta anormalmente baja? Antes de empezar a valorar las proposiciones y sin cerrar la sesión, deberemos dar un plazo al licitador/es para que justifiquen la oferta.
Esto lo haremos del siguiente modo: desde el Órgano de Contratación (no OA), vamos al Perfil de nuestra licitación, y en caso de que haya varios licitadores y alguno de ellos deba justificar la oferta, pulsamos en:
Comunicaciones > Otras comunicaciones > Justificación de Oferta Anormalmente Baja > Deseo personalizar para cada empresa el contenido de la comunicación genérica
Seleccionamos al licitador, establecemos una fecha de respuesta, y comunicamos.
Una vez finalizado el plazo para justificar la oferta habrá que crear un acto dentro de la sesión que teníamos iniciada. Para ello vamos a nuestra sesión, y pulsamos en:
Incorporar > Crear Nuevo Acto > Justificación de Oferta Anormalmente Baja
Comenzamos el acto y calificamos la documentación.
Se excluyen en todo caso
De acuerdo con el artículo 149 LCSP, en todo caso se rechazarán las proposiciones si comprueban que son anormalmente bajas porque vulneran la normativa sobre subcontratación o no cumplen las obligaciones aplicables en materia medioambiental, social o laboral, nacional o internacional, incluyendo el incumplimiento de los convenios colectivos sectoriales vigentes.
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